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Reunião Eficaz

Publicado em Pessoas & Corporações

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business-meetingMuitas pessoas consideram “reunião” uma palavra maldita e uma prática a ser banida por ser pura perda de tempo. Geralmente reuniões são demoradas, chatas, inconclusivas, monótonas, pouco objetivas, discute-se o que não é necessário, aparecem os monopolizadores ou todos acabam falando ao mesmo tempo, pessoas se omitem, outras gritam, tudo porque os participantes não estão preparados. Reuniões estão entre as mais usadas e menos aproveitadas das ferramentas de trabalho. Isto pode ser mudado aprendendo-se a lidar com elas. Aproveite as dicas a seguir para conduzir reuniões, se expor e ganhar prestígio.
PREPARAÇÃO:

a) Estabeleça os objetivos. Sem objetivos claros e diretos os participantes divagam, repetem dados, falam coisas sem sentido, dão voltas. Escreva numa frase os objetivos na sua pauta de reunião, os resultados esperados e se prepare com base naquilo que foi escrito.

b) Selecione os tópicos a serem discutidos. Cada um deles deve contribuir para que os objetivos sejam alcançados. Coloque-os numa seqüência lógica. Enxugue a temática da reunião para que se possa chegar a resultados sem perda de tempo.

c) Divulgue a agenda da reunião com antecedência.  Dados de uma agenda de convocação: 1. Data, hora de início e término da reunião, local.  2. Dê um título para a reunião e procure torná-lo atraente para seu público. Em vez de intitular sua reunião com “Como tornar nossos relacionamentos no trabalho mais positivos”, escreva: “Como trabalhar em equipe”.  3. Definição de objetivos, tópicos e tempo de discussão para cada um. Tempo para intervalo. 4. Responsável pela convocação, coordenador e participantes da reunião.  5. Informações e documentos a levar. 

d) Preparação para a reunião. Conhecendo a agenda com antecedência todos se preparam melhor para a reunião reunindo informações, evidências, convocando subordinados para esclarecimentos prévios, organizando a sala de reunião e o material de apoio como retroprojetores, mesas, cadeiras, etc. Grande parte das discussões e contratempos verificados nas reuniões não existiria se os participantes tivessem se preparado melhor para o evento.

CONDUÇÃO DA REUNIÃO:

Durante a reunião você deve técnicas de oratória: introdução, preparação, uso de apoios para melhor argumentação como estatísticas, fatos, ilustrações, testemunhos e recursos audiovisuais; recapitulação e conclusão. Mantenha sempre um discurso objetivo, claro e bem estruturado. Estude as técnicas para conduzir reuniões (livros, cursos), a fim de saber lidar com:

1. Administração do tempo: início e término da reunião. 2. Equilíbrio dos discursos entre os participantes. Não deixar que pessoas monopolizem a conversa.  3. Imparcialidade: posição neutra diante de intrigas.  4.Trabalho de equipe: evitar vencedores e vencidos; promover a união.  5. Atribuição de funções na reunião: coordenador, cronometrista, relator, secretário.  6. Diferentes tipos de personalidade: desligados, bloqueadores, impacientes, tagarelas, dominadores, críticos, calados, omissos. 7. Estímulo à expressão de idéias e ao debate. 8. Profissionalismo: evitar que debates se dirijam para o campo pessoal. 9. Entender o ciclo decisório: identificação do problema, suas causas, alternativas para resolvê-lo e solução ideal. 10. Encorajamento à tomada de decisão. 11. Criação e manutenção de clima propício ao respeito mútuo, serenidade e bom humor. 12. Manutenção da rota: focar nos objetivos traçados. 13. Disciplina e controle: evitar conversas paralelas, monopolizadores, falas agressivas, disputas pessoais, interrupções, impontualidades. 14. Confecção e divulgação da ata. 15. Uso de recursos audiovisuais. 16.Poder de análise e avaliação de resultados.

AÇÃO FINAL:

Faça uma recapitulação dos pontos principais. Termine com uma conclusão motivadora e memorável. É sua chance de mostrar que seu estilo é positivo.

Flávio Pereira

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